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Temario del curso

Introducción al archivo y la gestión de documentación

  • Tipos de sistemas de archivo (alfabético, numérico, por tema, geográfico)
  • Ventajas y desventajas de los diferentes sistemas
  • El papel de la documentación en las organizaciones
  • Requisitos legales y normativos

Establecimiento de un sistema de archivo eficaz

  • Evaluación de las necesidades organizativas
  • Selección del sistema de archivo apropiado
  • Estandarización de convenciones de nombres de archivos
  • Tipos de archivadores y soluciones de almacenamiento
  • Técnicas de etiquetado e indexación

Gestión de registros activos

  • Identificación de registros activos
  • Estrategias para la gestión de registros activos
  • Creación de un plan de archivo
  • Implementación y mantenimiento del plan de archivo

Gestión electrónica de documentos

  • Introducción a los sistemas de gestión electrónica de documentos (EDMS)
  • Beneficios del archivo digital
  • Mejores prácticas para el escaneo de documentos
  • Gestión de documentos escaneados

Gestión del ciclo de vida de los registros

  • Estándares de creación de documentos
  • Captura de registros en el sistema
  • Establecimiento de calendarios de retención
  • Cumplimiento legal y normativo para la retención de registros
  • Disposición segura y adecuada de los registros

Seguridad y confidencialidad

  • Protocolos de seguridad para registros físicos y electrónicos
  • Controles de acceso y permisos de usuario
  • Comprensión de las leyes y regulaciones de privacidad de datos
  • Asegurar el cumplimiento en las prácticas de documentación

Archivado y preservación

  • Métodos para el archivo de registros
  • Soluciones de almacenamiento a largo plazo
  • Técnicas de conservación para registros físicos
  • Asegurar la durabilidad de los registros electrónicos

Implementación de mejores prácticas

  • Procedimientos operativos estándar (POE)
  • Mejora continua en los procesos de documentación

Requerimientos

  • No se requieren conocimientos previos

Audiencia

  • Administradores de oficina
  • Asistentes administrativos
 7 Horas

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